มารู้จักกับ Google Calendar เลขาอัจฉริยะ

สวัสดีครับ วันนี้ผมจะมารีวิววิธีการใช้ปฎิทินของกูเกิล หรือก็คือ Google Calendar นะครับ
(สำหรับใครที่มองรูปไม่เห็น กดที่รูปเพื่อดูภาพขนาดใหญ่นะครับ)

ในโลกยุคปัจจุบันนี้เวลาหมุนไปอย่างรวดเร็ว สิ่งที่ต้องทำก็มีมากมาย ทั้งเรียนพิเศษ นัดประชุม นัดหมอ ตรวจสุขภาพ หรือนำเสนองาน ซึ่งอาจทำให้เรามีปัญหาจำไม่ได้ จำวันผิด ลืม นอกจากนี้ยังมีวันสำคัญต่างๆ อย่างวันเกิดของเพื่อน ญาติ แฟน มันคงจะไม่ดีเอามากๆ ถ้าคุณเกิดลืมการนัดหมาย หรือวันสำคัญอย่างวันครบรอบแต่งงาน!!!

ถ้าเป็นเมื่อก่อนเราคงต้องนั่งจดตารางและวันสำคัญต่างๆ ลงในปฏิทิน กระดาษ หรือสมุดโน๊ต ซึ่งการจดนี้ก็ช่วยให้เราจำได้ในระดับนึง คุณจะจำได้ว่าวันไหนมีกำหนดการอะไรบ้าง แต่ก็ยังมีปัญหาอีกสำหรับบางคนที่ไม่รู้ด้วยซ้ำว่าวันนี้วันที่เท่าไร! มันคงดูไม่จืดถ้าคุณรู้วันและเวลานัด แต่คุณไม่รู้วันนี้เป็นวันอะไร วันที่เท่าไร คุณอาจจะเริ่มหวังแล้วว่าจะมีนาฬิกาปลุกมาแจ้งเตือนในตอนเช้าว่าวันนี้คุณมีกำหนดการอะไรบ้าง และนี่ก็คือสิ่งที่ google calendar เข้ามามีบทบาทเป็นผู้ช่วยหรือเลขาส่วนตัวของคุณ

Google Calendar ตามชื่อเลย เป็นปฏิทินของกูเกิลที่สามารถแจ้งเตือนนัดหมายต่างๆ ให้กับคุณได้ เพียงแค่คุณใส่กิจกรรมเหล่านั้นลงในปฏิทินนี้ ซึ่งมันจะทำการแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงกำหนดนัดหมาย เรียกได้ว่าคุณจะไม่มีทางลืมตารางนัดได้เลย นอกจากนี้คุณยังสามารถเรียกดู ทำการแก้ไข และแชร์ให้เพื่อนหรือผู้ที่เกี่ยวข้องดูตารางนี้ได้ทุกที่ทุกเวลาเพียงแค่คุณมีอินเตอร์เน็ตและอุปกรณ์อย่างคอมพิวเตอร์ Tablet หรือ Smart Phone

บอกสรรพคุณกันขนาดนี้แล้ว แต่ถ้าคุณใช้ไม่เป็นคงเกิดโศกนาฏกรรมแน่ๆ งั้นเรามาเริ่มทำปฏิทินของเราเองกันเลยดีกว่า

ก่อนอื่นเลยวิธีการเข้าไปสร้างปฏิทินนั้นเข้าโดย log-in ไอดีของกูเกิล ถ้าใครยังไม่มีก็สมัครก่อนเลย จากนั้นสังเกตที่มุมขวาบนจะมีช่องสี่เหลี่ยมหลายๆ ช่อง เมื่อเราทำการกดก็จะมีฟังก์ชั่นของกูเกิลมากมายปรากฎให้เราเห็น เราก็เลือก Calendar เลย!

01

เมื่อเราทำการกดเลือกแล้ว หน้าจอก็มีปฏิทินขึ้นมา (ตามรูป) ซึ่งเราสามารถเปลี่ยนการแสดงผลจากวันเป็นแบบเดือนหรือสัปดาห์ได้โดยการกดเลือกที่มุมขวาบน

02

Day –> แบบรายวัน

Week –> แบบสัปดาห์

Month –> แบบเดือน

4 Days –> แสดงผล 4 วัน (วันนี้+3วันข้างหน้า)

Agenda –> ดูกิจกรรมในอนาคตทั้งหมด (เรียงตามวันที่)

อย่างในภาพตัวอย่างข้างบนนี้เป็นแบบ week ก็คือเห็นทั้งอาทิตย์นั่นเอง ซึ่งก็จะมีบอกรายละเอียดเป็นช่วงเวลาด้วย

ก่อนอื่นเรามาเริ่มที่สร้างปฏิทินโดยกด create new calendar (ตามรูป) ซึ่งหน้าจอใหม่หลังจากกดแล้วนั้นจะมีตัวเลือกให้มากมาย เรามาเริ่มทีละอย่างกันเลย

04

 

 

03

Calendar Name –> ชื่อปฏิทิน

Organization –> องค์กร (ในที่นี้ผู้เขียนเป็นนักศึกษามหาวิทยาลัยกรุงเทพ)

Description –> คำอธิบาย (เราสามารถใส่ได้ตามต้องการ)

Location –> สถานที่ (เราจะใส่หรือไม่ก็ได้)

Calendar time zone –> เลือกประเทศและเวลาตามเส้นแบ่งเขต เพื่อให้เราอ่านง่ายเวลาไม่คลาดเคลื่อนให้เราเลือก GMT+7 หรือก็คือเวลามาตรฐานที่ประเทศไทยใช้

Share this Calendar with other –> ใช้ในกรณีที่เราจะแชร์ปฏิทินนี้ให้ผู้อื่น ซึ่งก็มีให้เลือกว่าทุกคนสามารถดูได้หมด หรือคนในองค์กรเท่านั้น

Share with specific people –> แชร์ปฏิทินนี้ให้เฉพาะบางคน โดยเราสามารถกรอกอีเมลของผู้ที่เราให้สิทธิในการดูปฏิทินนี้ลงไป

หลังจากเรากำหนดตัวเลือกต่างๆเรียบร้อยแล้วให้ทำการกด Create Calendar

เมื่อเราทำการสร้างปฏิทินเสร็จแล้วจะปรากฎที่ด้านซ้ายของหน้าจอ

ต่อไปเรามาเริ่มการใส่ตารางนัดหมายหรือกิจกรรมต่างๆลงในปฏิทินกันเลย ทำโดยการกดลูกศรด้านหลังปฏิทินของเราแล้วเลือก Create event on this calendar

05

จากนั้นจะขึ้นหน้าจอที่จะให้เรากรอกข้อมูลของกิจกรรมนั้นๆ ซึ่งเราจะมาเริ่มลงรายละเอียดกันเลย

ช่องใหญ่ใต้ปุ่ม SAVE นั้นคือชื่อกิจกรรมที่เราจะใส่ลงไปในปฏิทิน ถัดมาเป็นวันที่และเวลาของกิจกรรมนั้น ถัดลงมาจะมีช่อง All day กับ Repeat ซึ่ง All day คือการตั้งว่ากิจกรรมนี้มีทุกวัน

06

 

ส่วน Repeat จะมีรายละเอียดให้เราเลือกเพิ่มเติม โดยเราสามารถปรับความถี่ของกิจกรรมนี้ ซึ่งมีให้เลือกทั้ง ทุกวัน เฉพาะวัน เฉพาะเดือน หรือเฉพาะปี เมื่อเราทำการปรับเรียบร้อยแล้วให้ทำการกด Done เพื่อ Save ค่าที่เราได้ตั้งไว้ แล้วกลับมาปรับต่อในหน้าที่แล้ว

07

 

ถัดจากการปรับความถี่ของกิจกรรมก็จะมีสองตัวเลือกคือ Event details และ Find a time

Event details คือให้เรากรอกรายละเอียดทั้งหมดของกิจกรรม โดยมีรายละเอียดหลักๆ ดังนี้

Where –> สถานที่

Video call –> คอลวิดิโอกับผู้อื่น ซึ่งเราสามารถเพิ่มรายชื่อผู้สนทนาไปได้

Calendar –> เลือกว่ากิจกรรมนี้เราจะใส่ในปฏิทินอันไหน

Attachment –> เลือกไฟล์ที่เราจะแนบ (ถ้าเรามีไฟล์เอกสารเกี่ยวกับกิจกรรม)

Event color –> เลือกสีของกิจกรรม (เลือกตามใจชอบแล้วแต่สวยงาม)

Notifications –> ตั้งการแจ้งเตือน

 

ส่วน Find a time เมื่อเรากดก็จะแสดงตารางเวลาของวันนั้น ในกรณีที่เรามีกิจกรรมมากกว่า 1 อย่างในวันเดียว เราก็จะสามารถดูช่วงเวลาว่างในวันนั้นได้ พอทำการกรอกข้อมูลทุกอย่างครบถ้วนแล้วให้ทำการกด SAVE เพื่อบันทึกข้อมูล08

 

หลังจากใส่กิจกรรมเรียบร้อยแล้ว พอเราย้อนกลับมาดูที่ปฏิทินก็จะเห็นกิจกรรมที่เราได้ใส่ไปปรากฎอยู่บนปฏิทิน

09

ซึ่งเราสามารถกดที่กิจกรรมนั้นๆ เพื่อดูรายละเอียดได้

10

 

เพียงแค่นี้เราก็จะได้ปฏิทินที่มีการแจ้งเตือนเสมือนเป็นเลขาส่วนตัวแล้ว แต่อย่าลืมว่าจะต้องใส่รายละเอียดวันและเวลาของกิจกรรมหรือนัดหมายต่างๆ ให้ถูกต้องครบถ้วนนะครับ

ขอบคุณครับ

  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
Thanachai Treratdilokkul
at GlurGeek.Com
นักศึกษาคณะวิศวกรมศาสตร์ ภาควิชาคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยกรุงเทพ ชั่นปีที่1

Leave a Reply