หากต้องการใช้งานเครื่องมืออะไรสักอย่างมาจัดการบริหารงานทางด้านไอที หลายๆ คนอาจจะนึกถึงเครื่องมือที่เอาไว้ใช้งานตามแต่ละประเภท เช่น เครื่องมือสร้างลิสต์อย่าง Wunderlist, เครื่องมือจดโน้ตอย่าง Evernote, เครื่องมือติดต่อสื่อสารภายในกลุ่มอย่าง Slack หรือ Telegram, เครื่องมือรับฝากไฟล์อย่าง Dropbox หรือจะเป็นเครื่องมือที่เอาไว้ประสานงานอย่าง Trello และอีกตัวหนึ่งที่ผมจะมาแนะนำในวันนี้ นั่นก็คือ… “asana”
ทำความรู้จักกับ asana
asana เป็นเครื่องมือที่ใช้ประสานงานภายในกลุ่ม ช่วยให้ทุกคนรู้ว่าตอนนี้มีงานอะไรที่ต้องทำบ้าง, ใครรับผิดชอบตรงส่วนไหน และมีกำหนดส่งเมื่อไหร่ ทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพ ความชัดเจน และประหยัดทั้งค่าใช้จ่ายรวมถึงเวลา
แต่! ที่กล่าวมามันก็เหมือนกับเครื่องมือประสานงานของเจ้าอื่นๆ แล้วเครื่องมือตัวนี้มันมีความมีอะไรที่ดีกว่าล่ะ?
ความพิเศษของ asana
- ตามที่กล่าวไปข้างต้น มันใช้งานได้เหมือนกับเครื่องมือประสานงานเจ้าอื่นๆ เลย ข้ามครับ 555+
- แต่มันมีความสามารถพื้นฐานที่จำเป็นอย่าง การจดลิสต์, บันทึกโน้ต, แชทภายในกลุ่ม และสามารถฝากไฟล์เล็กๆ น้อยๆ ได้อีกด้วย ซึ่งทั้งหมดใช้งานได้ครบจบในที่เดียว
- UI ก็สวย UX ก็เวิร์ค ระบบทันสมัยมากๆ
- แม้จะเป็นเครื่องมือสำหรับการทำงานเป็นกลุ่ม แต่สามารถใช้งานแบบส่วนตัวได้ด้วย
- สามารถทำงานร่วมกันได้กับเครื่องมืออื่นๆ เช่น Trello, Slack, Evernote
- แม้ใช้เครื่องมือไม่เป็นก็ไม่มีปัญหา ทางเว็บไซต์มี Guide และ Tutorial สอนวิธีใช้ฟีเจอร์ในเครื่องมือทุกขั้นตอน มาทัั้งในรูปแบบบทความและวิดีโอ
- สะดวกทุกการใช้งาน รองรับการใช้งานบนเว็บไซต์, มี App ทั้งบน iOS และ Android
และอื่นๆ อีกมากมาย
ซึ่งผู้ที่สนใจใช้งาน asana ก็สามารถเลือกใช้ plans ได้ตามความเหมาะสม ซึ่งก็จะมี
- Free ซึ่งเป็นเวอร์ชั่นที่เบสิคที่สุด มีเครื่องมือที่จำเป็นให้ใช้งานได้ในระดับนึง ถ้าหากเอาไว้งานส่วนตัว หรือทำงานเป็นกลุ่มขนาดเล็ก (ไม่เกิน 15 คน) ก็ถือว่าเพียงพอแล้ว
- Premium เป็นการอัพเกรดขึ้นมาอีกขั้น ใช้ทุกอย่างได้เหมือนกับ Free แต่มีฟีเจอร์ต่างๆ เพิ่มเติมอีกมากมาย ที่น่าสนใจคือ มีระบบ Timeline เอาไว้วางแผนเสมือนจริง, ไม่จำกัดสมาชิกภายในกลุ่ม และมีระบบจัดการ Admin
- Enterprise ทำได้ทุกอย่างที่ Premium ทำได้ แต่จัดเต็มด้วยฟีเจอร์ที่เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นระบบจัดการ Admin ที่เหนือกว่าของ Premium ประสิทธิภาพสูง ความปลอดภัยดีเยี่ยม แถมยังมีระบบ Backup ข้อมูลอีก และยังสามารถ custom branding เป็นตามแบบที่เราต้องการได้อีกด้วย
asana สามารถช่วยเหลืออะไรได้บ้าง
- Marketing ช่วยเรื่องการวางแผนกลยุทธ์, ข้อความ รวมถึงแคมเปญ ก่อนที่จะเผยแพร่จริง
- Design ช่วยเรื่องการติดตามความเคลื่อนไหวของการออกแบบตลอดเวลา เนื่องจากต้องใช้เวลานาน
- Company wide ช่วยเรื่องการให้ความชัดเจนแก่พนักงาน ให้รู้เป้าหมาย และสิ่งที่ต้องรับผิดชอบในงาน
- Product ช่วยเรื่องการวางแผน และจัดการผลิตภัณฑ์ใหม่ที่กำลังจะเปิดตัว
- IT Department ช่วยเรื่องการจัดการทุกๆ อย่างที่มีการร้องขอเข้ามา
- Managers ช่วยเรื่องการโฟกัสกับแผนงาน, ดูความคืบหน้า และการทำงานของพนักงาน
- Human Resources ช่วยเรื่องการติดตาม และแผนงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- Finance ช่วยเรื่องการตรวจสอบสถิติ และจัดสรรงบประมาณ
- Sales ช่วยเรื่องการบัญชี และติดตามยอดขาย ดูแนวโน้มความเป็นไปได้
- Engineering ช่วยเรื่องการวางแผนที่รวดเร็ว, ค้นหาจุดผิดพลาด และรวบรวม feedback ไว้ในที่เดียว
- Event planners ช่วยเรื่องการจัดการอีเว้นท์ที่ไม่ว่ามีคนเข้าชมจะน้อยหรือมาก ก็สามารถจัดการได้อย่างสบาย
asana มีการทำงานอย่างไร
- เตรียมการ
- วางแผนและโครงสร้างของงาน, ลำดับความสำคัญ, กำหนดเวลาส่ง พร้อมใส่รายละเอียดของงาน
2. ติดตามความเคลื่อนไหว
- ตามดูงานทุกขั้นตอน, รู้ได้ว่างานไปถึงขั้นไหนแล้ว ช่วยให้ทุกคนโฟกัสกับเป้าหมาย
3. รู้ทันอนาคต
- สร้างแผนงานจำลองเสมือนจริง, ตรวจสอบว่าแต่ละขั้นตอนใช้เวลาเท่าไหร่, หาจุดที่น่าจะเกิดความเสี่ยง, จัดการกับปัญหาเบื้องต้น หรือแม้แต่เปลี่ยนแผนการเมื่อของเดิมมันไม่เวิร์ค
*บางฟีเจอร์อาจต้องเป็นบัญชี Upgrade แล้วเท่านั้นถึงจะสามารถใช้งานได้
asana in action
Assignment 3 เครื่องมือที่ใช้ในการจัดการ IT “asana” โดย นาย นวพล บุญถูก 1590901441 [YouTube]
ข้อสังเกต
- asana ไม่มีเมนูภาษาไทยไว้ใช้งาน รวมถึงคู่มือต่างๆ ยังเป็นภาษาอังกฤษ อาจจะลำบากหน่อยสำหรับผู้ไม่เก่งในด้านภาษา แต่รองรับการพิมพ์ภาษาไทยได้ไม่มีปัญหา
- ใช้เวลาเปิดเว็บไซต์นานหน่อยถ้าเปิดที่ไทย เพราะไม่มีการวางซับเซิฟเวอร์ในพื้นที่ที่ใกล้เคียง
สรุป…
asana เป็นเครื่องมือจัดการสารสนเทศอีกตัวที่น่าสนใจ หน้าที่หลักๆ ใช้เป็นตัวกลางในการประสานงานกับคนภายในกลุ่ม (รวมถึงการใช้งานแบบส่วนตัวด้วย) ในการตรวจสอบดูว่าต้องอะไร? ใครเป็นคนทำ? จะต้องส่งตอนไหน? ช่วยให้งานออกมาเป็นขั้นเป็นตอน ประหยัดเวลา ลดค่าใช้จ่าย ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ส่งท้ายด้วย…
เรื่องน่ารู้เกี่ยวกับ “asana”
- asana ถูกก่อตั้งโดย Dustin Moskovitz ซึ่งเป็นอดีต CTO รวมถึงเป็น 1 ในผู้ก่อตั้งของ Facebook
และ Justin Rosenstein อดีตวิศวกรจาก Google และ Facebook
- “asana” เป็นคำในภาษาสันสกฤตที่หมายความว่า “ท่าโยคะ”
ขอขอบคุณแหล่งที่มาของข้อมูล
asana – https://asana.com
asana (software) – https://en.wikipedia.org/wiki/Asana_(software)
และ Link อื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
Assignment 3 เครื่องมือที่ใช้ในการจัดการ IT “asana” โดย นาย นวพล บุญถูก 1590901441
[YouTube] – https://youtu.be/38zSN7bVbp0
[Slides] – https://docs.google.com/presentation/d/1SCn8kqXBEEX5UsdalsXyQacTdY5q_LeF3qfLEHys0xM/edit?usp=sharing
————————————————–
Assignment 3 เครื่องมือที่ใช้ในการจัดการ IT “asana”
จัดทำโดย
นาย นวพล บุญถูก 1590901441
เสนอ
อาจารย์ ทศพล บ้านคลองสี่
วิชา IE412 การจัดการสารสนเทศและบริการ
สาขาวิศวกรรมมัลติมีเดียและระบบอินเทอร์เน็ต
คณะวิศวกรรมศาสตร์
มหาวิทยาลัยกรุงเทพ
ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2561
—————————————————–
ASSIGNMENT 3 IT MANAGEMENT TOOLS “asana”
SUBMITTED BY
NAWAPHOL BUNTHUK 1590901441
PRESENT
TODSAPON BANKLONGSI
IE412 INFORMATION AND SERVICE MANAGEMENT
DEPARTMENT OF MULTIMEDIA AND INTERNET SYSTEMS ENGINEERING
SCHOOL OF ENGINEERING
BANGKOK UNIVERSITY
SEMESTER 1 YEAR 2018
—————————————————–
